Éliminer les documents provenant des entreprises avec le logiciel de gestion de documents

Les documents papier sont un problème croissant et persistant dans la plupart des bureaux, car ils occupent votre précieux espace immobilier qui pourrait être mieux utilisé. De nombreuses entreprises ont généralement un flux continu de documents sous forme de papier qui sont partagés dans le lieu de travail. Cependant, pourquoi gaspiller votre temps, votre argent et vos ressources en obtenant des copies multiples quand il y a quelques solutions alternatives disponibles? Si vous, en tant que propriétaire d'entreprise, n'avez investi dans aucun système de gestion de documents, cela peut être une bonne idée.

Voici une liste de questions que tout propriétaire d'entreprise devrait demander avant de commencer à éliminer les documents de l'entreprise:

Lequel de nos départements a le plus de papier?

Les comptes créditeurs et les ressources humaines peuvent gérer et traiter le plus grand nombre de documents et obtenir une efficacité optimale en scannant les documents.

Pouvons-nous automatiser l'un de nos processus d'affaires?

Il est très important d'identifier les processus d'entreprise que vous pouvez automatiser, car ils vous aident à gagner en visibilité, à accroître l'efficacité et à créer des responsabilités. Avec l'aide de l'automatisation des processus métier et de la mise en œuvre des formulaires électroniques, le temps de traitement peut être considérablement réduit.

Qui sera chargé de numériser nos documents?

Il semble avantageux de faire en sorte que votre personnel s'occupe de la numérisation des documents, mais l'externalisation de ce travail est plus efficace et plus rentable. Un partenaire de numérisation de documents certifié et expérimenté peut effectuer les tâches de numérisation rapidement et permettre à votre personnel de travail de se concentrer sur les principales responsabilités de l'entreprise.

Que faire avec les documents numérisés?

Après la numérisation, les documents numérisés peuvent être stockés dans un système de gestion des documents hébergé dans le cloud ou sur vos serveurs internes. Partout où les documents sont stockés, ils sont 100% sécurisés, facilement accessibles et traitables.

Que faire de nos documents originaux?

Une fois que vous avez téléchargé les documents numérisés dans le système de gestion de documents, vous pouvez effectuer deux opérations sur vos documents d'origine: le stockage hors site à long terme ou le déchiquetage. Le partenaire de numérisation de documents travaille avec un broyeur certifié NAID pour s'assurer que tous vos documents papier sont détruits correctement et en toute sécurité et fournit un certificat de destruction comme vérification.

Enterprise Content Management (ECM) est un système conçu pour gérer les documents d'entreprise. Toutes les informations non structurées telles que les feuilles de calcul Excel, PDF, documents Word et vos images numérisées sont d'abord stockées et rendues accessibles uniquement aux bonnes personnes au bon moment. La seule force motrice derrière la mise en œuvre d'un système de gestion de contenu d'entreprise est de faire de meilleures affaires. En éliminant votre dépendance au papier et en organisant les informations non structurées en fonction de vos besoins, les entreprises sont habilitées à travailler plus efficacement.

Avantages du système de gestion de contenu d'entreprise Il réduit votre consommation de papier

S'appuyer sur des documents papier pourrait s'avérer inefficace et prendre beaucoup de temps pour votre entreprise. Les copies physiques peuvent être égarées ou prendre beaucoup de temps à transférer ou à envoyer d'un endroit à un autre. Non seulement c'est une perte de temps, mais l'impression de documents prend également beaucoup de temps. L'impression de documents sur un basiscan quotidien est également très chère pour votre entreprise. En utilisant le système de gestion de contenu d'entreprise et en éliminant les documents de votre entreprise, vous pouvez économiser des centaines ou des milliers de dollars chaque année.

Il augmente votre espace de bureau

En utilisant ECM et en réduisant le nombre de papiers physiques que votre entreprise imprime ou documente les magasins de votre entreprise, cela peut augmenter l'espace de votre bureau. En réduisant le nombre de papier que vous produisez, vous pouvez également réduire le nombre de classeurs dont vous avez généralement besoin.

Numériser, stocker, sélectionner

Un logiciel de gestion de documents numérisés vous permet de classer vos documents par voie numérique. En utilisant cette méthode de dépôt numérique, on peut numériser, classer et gérer les documents dont son bureau peut avoir besoin. La méthode de dépôt numérique permet aux bureaux de réduire la quantité de papier physique dont ils ont besoin. Non seulement cette forme de dépôt est plus durable pour l'économie du pays, mais elle peut également augmenter les niveaux de productivité de votre entreprise. Lors de la recherche d'un document stocké électroniquement, il suffit de taper le nom du document et il apparaît.