दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ्टवेयर के साथ व्यापì

पेपर दस्तावेज़ ज्यादातर कार्यालयों में एक बढ़ती हुई और लगातार समस्या है क्योंकि वे आपकी बहुमूल्य अचल संपत्ति की जगह लेते हैं जिसका इस्तेमाल बेहतर तरीके से किया जा सकता है। कई व्यवसायों में आमतौर पर कागज के रूप में दस्तावेज़ों का सतत प्रवाह होता है कार्यस्थल। हालांकि, कुछ वैकल्पिक समाधान उपलब्ध होने पर मुद्रित कई प्रतियां प्राप्त करके अपना समय, पैसा और संसाधनों को क्यों बर्बाद करना है? यदि आप व्यवसाय स्वामी के रूप में किसी दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में निवेश नहीं करते हैं, तो यह एक स्मार्ट विचार हो सकता है।

निम्नलिखित प्रश्नों की एक सूची है जो व्यवसाय के कागजात को समाप्त करने से पहले किसी भी व्यवसाय के स्वामी को पूछना चाहिए:

हमारे कौन से विभाग में सबसे अधिक कागज़ात हैं?

देय खातों और मानव संसाधन सबसे अधिक कागज को संभाल और संसाधित कर सकते हैं और यह दस्तावेजों को स्कैन करके सबसे बड़ी दक्षता हासिल कर सकता है।

क्या हम किसी भी व्यावसायिक प्रक्रिया को स्वचालित कर सकते हैं?

यह पहचान करना बहुत महत्वपूर्ण है कि आप किसी भी व्यावसायिक प्रक्रिया को स्वचालित कर सकते हैं क्योंकि यह दृश्यता प्राप्त करने, दक्षता बढ़ाने और उत्तरदायित्व बनाने में मदद करता है। ई-फार्मों की व्यावसायिक प्रक्रिया स्वचालन और कार्यान्वयन की सहायता से, संसाधन समय बहुत कम हो सकता है।

हमारे दस्तावेजों को स्कैन करने का कार्य कौन सौंपेगा?

यह काम करने वाले कर्मचारियों को दस्तावेज़ स्कैनिंग के कार्य को संभालने के लिए लाभकारी लगता है, लेकिन यह काम आउटसोर्सिंग अधिक कुशल और लागत प्रभावी है एक प्रमाणित और अच्छी तरह से अनुभवी दस्तावेज़ स्कैनिंग पार्टनर स्कैनिंग की नौकरियों को जल्दी से कर सकते हैं और यह आपके कामकाजी कर्मचारियों को मुख्य व्यवसाय जिम्मेदारियों पर ध्यान केंद्रित करने की अनुमति देता है।

स्कैन किए गए दस्तावेज़ों के साथ क्या करना है?

स्कैनिंग के बाद, डिजीटल दस्तावेज एडॉल्ड मैनेजमेंट सिस्टम में संग्रहीत किया जा सकता है जो क्लाउड या आपके आंतरिक सर्वर पर होस्ट किया जाता है। जहां भी दस्तावेज जमा किए जाते हैं, वे 100% सुरक्षित, आसानी से सुलभ और अनुक्रमित होते हैं।

हमारे मूल दस्तावेजों के साथ क्या करना है?

एक बार जब आप स्कैन किए गए दस्तावेज़ों को दस्तावेज़ प्रबंधन सिस्टम में अपलोड करते हैं, तो दो चीजें हैं जो आप अपने मूल दस्तावेजों के लिए कर सकते हैं: दीर्घकालिक ऑफ-साइट संग्रहण या श्रेडर। दस्तावेज स्कैनिंग पार्टनर एनएआईडी प्रमाणित श्रेडर के साथ काम करता है यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपके सभी कागजात दस्तावेजों को ठीक से और सुरक्षित रूप से नष्ट कर दिया गया है और सत्यापन के रूप में विनाश का प्रमाण पत्र प्रदान करता है।

एंटरप्राइज़ कंटेंट मैनेजमेंट (ईसीएम) एक सिस्टम है जिसे एक कम्पनी के दस्तावेज़ों के प्रबंधन के लिए डिज़ाइन किया गया है। एक्सेल स्प्रैडशीट्स, पीडीएफ, वर्ड दस्तावेज़ और आपकी स्कैन की गई छवियों जैसे कोई भी असंरचित जानकारी पहले संग्रहीत की जाती हैं और इसे सही समय पर सही लोगों तक ही पहुंच योग्य बना दिया जाता है। एंटरप्राइज़ कंटेंट मैनेजमेंट सिस्टम के कार्यान्वयन के पीछे एकमात्र ड्राइविंग बल बेहतर व्यवसाय करना है। कागज पर अपनी निर्भरता को समाप्त करने और आपके व्यवसाय की आवश्यकताओं के अनुसार असंरचित जानकारी का आयोजन करके, कंपनियां अधिक कुशलता से काम करने के लिए सशक्त हैं।

एंटरप्राइज़ कंटेंट मैनेजमेंट सिस्टम के लाभ यह आपके पेपर उपभोग को कम करता है

कागज के दस्तावेजों पर भरोसा करना अक्षम हो सकता है और आपके व्यवसाय के लिए समय लेने वाला हो सकता है। भौतिक प्रतियां खोली जा सकती हैं या एक स्थान से दूसरे स्थान पर स्थानांतरित करने या भेजने के लिए बहुत समय ले सकती हैं। यह न केवल समय की बर्बादी है, बल्कि दस्तावेजों को समय-उपभोक्ता के समय में भी ख़त्म करता है। रोज़ाना बेसिसन पर मुद्रण के दस्तावेज़ भी आपके व्यवसाय के लिए बहुत महंगा हैं। एंटरप्राइज़ कंटेंट मैनेजमेंट सिस्टम का उपयोग करके और अपने व्यवसाय से पेपर को नष्ट करने से, आप सालाना सैकड़ों या हजारों डॉलर बचा सकते हैं।

यह आपके कार्यालय अंतरिक्ष में वृद्धि करता है

ईसीएम का उपयोग करके और भौतिक कागजात की संख्या को कम करके जो आपकी कंपनी आपकी कंपनी के स्टोरों को मुद्रित करती है या दस्तावेजों को कम करती है, यह आपके कार्यालय की जगह बढ़ा सकती है। आपके द्वारा उत्पादित कागज़ की संख्या को कम करके आप फाइलिंग कैबिनेट की संख्या को भी कम कर सकते हैं, जिन्हें आप आमतौर पर जरूरी कर सकते हैं।

स्कैन करें, स्टोर करें, चुनें

एक स्कैनिंग दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ्टवेयर आपको अपने दस्तावेज़ को डिजिटल रूप से फाइल करने में सक्षम बनाता है इस डिजिटल फाइलिंग पद्धति का उपयोग करके आप अपने कार्यालय के दस्तावेजों को स्कैन, फ़ाइल और प्रबंधित कर सकते हैं। डिजिटल फाइलिंग पद्धति कार्यालयों को आवश्यक भौतिक कागजात की मात्रा को कम करने के लिए सक्षम बनाता है। न केवल देश की अर्थव्यवस्था के लिए अधिक टिकाऊ दाखिल करने का यह रूप है, बल्कि यह आपकी कंपनी के उत्पादकता स्तर भी बढ़ा सकता है। एक इलेक्ट्रॉनिक रूप से संग्रहीत दस्तावेज़ के लिए खोज करते समय एक बस दस्तावेज़ नाम टाइप कर सकता है और यह प्रतीत होता है।