As 5 principais tendências de gerenciamento de documentos para 2018

O Gerenciamento de Documentos consiste em atividades como organizar, editar, processar e categorizar informações digitais adquiridas através da digitalização de documentos em papel. O gerenciamento de documentos é uma necessidade em empresas e organizações devido a várias razões, como acesso rápido a informações, tomadas de decisão rápidas e informadas, desperdício mínimo, redução de custos indiretos e segurança de dados. Preciso saber como a digitalização está substituindo o papel? Eu acho que você tem esse!

Aqui estão as tendências de gerenciamento de documentos que você pode querer saber sobre 2018

Armazenamento na núvem

Uma menção a Cloud é inevitável quando falamos de gerenciamento de documentos. Isso porque a Cloud nos fornece a opção de armazenar dados ilimitados em vários locais para backup que podem ser acessados de qualquer dispositivo, a qualquer momento. A Cloud deu origem a práticas revolucionárias no local de trabalho e soluções de gerenciamento de dados. A nuvem promoveu o teletrabalho e eliminou a necessidade de estar fisicamente presente em uma instalação para obter acesso às informações necessárias. O principal recurso que vende o Cloud é sua escalabilidade. Pode-se obter acesso ao aumento da capacidade de armazenamento on-line conforme o tamanho do aumento de negócios / organização.

Acesso à nuvem por meio de dispositivos móveis

Lembre-se de mencionar que Cloud permite que os dados sejam acessados a qualquer momento e de qualquer lugar? Isso não seria verdade se não pudéssemos acessar a nuvem por meio de dispositivos móveis. Imagine estar em uma excursão a Veneza, enquanto estiver em contato com seus clientes com base no Paquistão, porque você tem acesso a todos os seus dados através do seu smartphone. Seria uma subutilização extrema do seu dispositivo móvel, bem como da nuvem, se ambas não forem compatíveis. Os sistemas de gerenciamento de documentos habilitados para dispositivos móveis têm tendência, porque não!

Compartilhamento de informações e insights

A comunicação é a chave! Os sistemas de gerenciamento de documentos fornecem portais de comunicação integrados que aceleram a comunicação entre as partes interessadas da organização. Com as informações desejadas prontamente disponíveis em um único lugar, isso também em sua forma atualizada, a tomada de decisões é acelerada. Os funcionários podem discutir insights e conclusões sobre o sistema para iniciar discussões e obter feedback. Tudo isso contribui para que todos os membros da organização estejam na mesma página.

O cliente precisa estar a bordo por meio de portais de clientes

A comunicação entre a organização e os clientes é tão importante quanto a comunicação dentro da organização. Lembre-se de que os clientes lhe fornecem sua parte da carteira e não gostariam que estivesse em perplexidade. Os clientes de hoje querem responsabilidade e você precisa de documentação adequada para satisfazê-los. As tendências do gerenciamento de documentação incluem manter contato com seu cliente por meio de portais de clientes. O portal do cliente em sistemas de gerenciamento de documentos permite que os clientes tenham sua conta no sistema. Isso pode levá-los a acessar a documentação com a qual estão preocupados e podem obter satisfação de como seu dinheiro está sendo investido. O cliente mais experiente de hoje em dia pode estar mais associado com a empresa / organização se estiver em um discurso contínuo com os gerentes de projeto

Gerenciamento de Projetos sendo acoplado ao Gerenciamento de Documentos

Essa é a ideia toda! Integração dos módulos para um fluxo de trabalho eficiente, tempo de resposta reduzido e maior capacidade de resposta. O objetivo subjacente é conseguir uma intranet social. No que diz respeito ao investimento, é uma única vez e deve ser feito tendo em mente o orçamento das organizações. O sistema de gerenciamento de documentos não deve ser muito técnico para seus usuários. À medida que a facilidade de uso aumenta, os usuários tornam-se mais adeptos ao sistema, o ROI é realizado.